I. Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel, untuk selanjutnya
disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu
menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita
akan banyak bersinggungan dengan metode2 pembuatan tabel dan grafik yang sangat
dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2 perusahaan, hasil2 penelitian, maupun
dalam pembuatan makalah pribadi.
II. Bekerja dengan Microsoft Excel
A. Lembar Kerja Microsoft Excel
Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada
baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu,
beserta beberapa istilah2 umum yang akan digunakan. Beberapa istilah2 umum yang
diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan
selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.
Gambar 1. Tampilan Microsoft Excel dan beberapa istilah penting
B. Memindahkan Penunjuk
Sel (Cell Pointer)
Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya
silahkan lihat table dibawah.
Tabel 1. Beberapa Cara Memindahkan Cell Pointer
C. Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti
teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam
suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :
1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan
3. Tekan Enter
atau tombol arah panah atau tombol PgUp
dan PgDn
D. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan
mengikuti langkah2 berikut ini :
1. Pilih sel yang
datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang
datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya
perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.
E. Menggunakan Rumus
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam
suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya
adalah + (penjumlahan), -(pengurangan), *
(perkalian), dan ^ (perpangkatan).
Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih
dahulu marilah membuat table seperti gambar 2 dibawah ini.
Gambar
2. Tabel Upah Kerja
Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang
Diterima, dapat ditempuh dengan beberapa cara.
① Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang
diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris
rumus dan tekan Enter.
Catatan : Penulisan rumus selalu
diawali dengan lambng sama dengan (=).
② Menulis Rumus dengan Referensi Sel
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi
yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris
rumus dan tekan Enter.
Catatan : Dengan menggunakan cara
ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan
ikut berubah.
③ Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk
Dengan menggunakan
keyboard atau mouse :
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang
diinginkan (dalam contoh ini E5)
b. Ketik “=” pada kolom baris rumus
c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”
d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.
F. Membuat Range/Blok Sel
Pada saat bekerja
menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang,
anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin
merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus
beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom
dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan
range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda.
Range dinamakan
menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai
caontoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7. (lihat
Gambar 3).
Gambar3.
Tampilan Range B2:E7
Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa
cara :
① Membuat Range Menggunakan Tombol Shift
a. Tempatkan penunjuk sel awal
range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2 (lihat Gambar 3).
b. Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah
sampai sel tujuan, yaitu E7
② Membuat Range Menggunakan Mouse**
③ Membuat Kolom atau Baris
a. Klik sel yang merupakan sel awal
range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus
warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel). (lihat Gambar 3).
b. Sambil tetap menekan klik kiri mouse,
gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.
Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan
mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik
huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.
④ Menyorot Sederetan Kolom atau Baris
Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D)
atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti
langkah berikut ini :
a. Klik di huruf kolom atau di nomor baris
awal (di contoh ini adalah B atau 3)
b. Sambil tetap menekan tombol mouse kiri,
geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di
contoh ini adalah D atau 5).
Gambar4. Menyorot Sederetan Kolom
G. Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel
ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete.
Dan bila ingin menghapus format
tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit,
Clear, Formats.
H. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill
Untuk memasukkan data berupa angka atau teks
dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah2 berikut
ini :
1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin
anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2.
2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)
3. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data
berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)
4. Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5)
Gambar5.
Tampilan Data Awa
5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke
pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam
6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke
sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat
ditampilkan. Lihat Gambar 6.
Gambar6.
Hasil Rangkaian Data dengan Teknik AutoFill
I. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum
① AutoCalculate
Fasilitas
AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan
dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu.
Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah
otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data
angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka
(Sum).
Cara
menggunakannya adalah sebagai berikut :
1. Sorot range data yang akan
dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data seperti dibawah ini.
Gambar7.
Contoh Penggunaan AutoCalculate
2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis
kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung
rata2 data.
3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.
② AutoSum
Fungsi
AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak,
tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus
untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus
juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan
menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ).
Misalnya dalam
contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke
tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar. Selanjutnya
sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.
Gambar8. Contoh Penggunaan AutoSum
LATIHAN
SOAL
Buatlah lembar kerja daftar penjualan ponsel
dari PT. SEJAHTERA menjadi seperti bentuk dibawah ini. Serta isi pulalah tempat
kosong pada kolom dan baris JUMLAH.
Ketentuan Soal :
Buat rangkaian nama bulan dengan menggunakan fasilitas AutoFill, Hitung
jumlah penjualan mobil setiap bulannya dan untuk setiap merk,Simpanlah lembar
kerja padakomputer dengan menggunakan nama file Latihan.XLS.
J. Mengatur Lebar Kolom
1. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
① Arahkan pointer mouse
pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda
plus
warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih
dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer
mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.
② Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus
menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.
2. Mengatur Lebar Kolom Sesuai
Data Terpanjang
① Arahkan
pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.
② Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom
akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom seperti terlihat pada
gambar9.
Gambar9. Mengubah Lebar Kolom Sesuai Data
Terpanjang
K. Mengatur Tinggi Baris
① Arahkan
pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna
putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih
dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer
mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.
② Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus
menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang
diinginkan.
L. Mengatur Format Tampilan Huruf
Data yang ketikkan
pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan
membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf
(size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya
dapat anda tambahkan dalam data anda.
Dua cara dalam
melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu
dan toolbar.
① Format Melalui Perintah di Baris Menu
a. Sorot sel atau range yang akan anda
format
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan
kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut,
klik tab Font.
d. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan
pada teks dan klik OK.
Gambar10. Kotak Dialog Format Cells – Tab Font
② Format Melalui Toolbar
Tabel2. Jenis2
Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf
Toolbar
|
Jenis Perintah
|
Keterangan Fungsi
|
|
Text Font
|
Memilih bentuk huruf (font)
|
|
Font Size
|
Mengubah ukuran huruf (size)
|
B
|
Bold
|
Menampilkan huruf tebal (bold)
|
|
Italic
|
Menampilkan huruf miring
(italic)
|
|
Underline
|
Memberi garis bawah (underline)
|
|
Font Color
|
Memilih warna huruf (font
color)
|
M. Meratakan Tampilan Data
Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada
suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di
tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.
Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data
ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.
① Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu
a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
b. Pilih dan klik menu Format(O),
Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
Gambar11. Kotak Dialog Format Cells – Tab Alignment
c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment
d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda
pada kotak :
Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical.
Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah),
Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh).
Horizontal : beberapa pilihan yang
dapat dilakukan adalah :
General
|
Huruf ditampilkan rata kiri dan
angka rata kanan
|
Left (Indent)
|
Data ditampilkan rata kiri
|
Center
|
Data ditampilkan rata tengah
|
Right
|
Data ditampilkan rata kanan
|
Fill
|
Mengisi seluruh sel dengan
mengulang data
|
Justify
|
Data ditampilkan pada sel
secara penuh
|
Center Across Selection
|
Data ditampilkan di tengah2
beberapa kolom
|
Orientation
: untuk mengatur orientasi data dan
derajat kemiringannya.
e. Klik OK
Gambar12.Contoh
Tampilan Data Secara Horizontal
Gambar13.
Contoh Tampilan Perataan Data dengan Kemiringannya
② Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar
Tabel 3. Perintah
Meratakan Data pada Toolbar
Toolbar
|
Perintah
|
Keterangan
|
|
Align Left
|
Data ditampilkan rata kiri
|
||
Center
|
Data ditampilkan rata tengah
|
||
Align Right
|
Data ditampilkan rata kanan
|
||
Merge and Center
|
Menyambung beberapa kolom, dan
menaruh data ditengah kolom baru tersebut
|
||
N. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai
① Sorotlah sel atau
buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
② Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.
Gambar14.
Kotak Dialog Format Cells – Tab Border
③ Pada bagian
Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :
None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan
bingkai
Outline, digunakan untuk
membuat bingkai disekeliling sel atau range
Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas
didalam range
④ Pada bagian
Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
⑤ Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
⑥ Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
⑦ Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang
telah anda set. Klik OK bila sudah
selesai.
Gambar15. Contoh Bentuk Garis Pembatas dan Bingkai
O. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom
Kadangkala kita
perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan
data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang dapat ditempuh adalah
seperti berikut ini :
① Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan
disisipkan
② Pilih dan klik di baris menu :
Insert, Rows untuk menyisipkan
baris baru
Insert, Column untuk menyisipkan kolom
baru
Insert, Cells untuk menyisipkan
sel baru
Gambar16. Contoh
Penyisipan 2 Buah Baris Pada Lembar Kerja
P. Menghapus Sel, Baris atau Kolom
Selain data yang terlewat, terkadang kita
juga menemukan data2 yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini,
untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris
ataupun kolom.
① Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus
② Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog
Delete akan ditampilkan
③ Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
Shift
cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan
menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.
Shift
cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan
menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya
Entire
row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda
sorot
Entire
column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda
sorot
④ Klik OK
SOAL LATIHAN
Buatlah lembar kerja daftar upah harian dari
PT. SUKA MAKMUR seperti ditampilkan dibawah ini. Masukkan pula isi dari WAKTU
KERJA dan TOTAL UPAH yang masih kosong, serta kemudian ubahlah bentuknya
menjadi bentuk table.
Ketentuan Soal :
Waktu Kerja = Jam Keluar Jam Masuk
Total Upah = Waktu Kerja * 24 * Tarif Upah/Jam
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Silahkan Memberi masukan yang positif di blog ini!